Dokument prawny

Polityka prywatności Hair Plan

Obowiązuje od 13 września 2026 r. (wersja 2026-09-13)

1. Administrator danych i kontakt

  1. Administratorem danych osobowych jest:

    DIRECTPRESS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
    ul. Hoża 86/410, 00-682 Warszawa
    KRS: 0001161570 · NIP: 7011250394 · REGON: 541168717
    e-mail: kontakt@hairplan.pl · telefon: +48 666 657 366

  2. W sprawach dotyczących danych i realizacji praw napisz na kontakt@hairplan.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy

  1. W zależności od sposobu korzystania z Hair Plan przetwarzamy:
    • dane Konta: identyfikator użytkownika, imię, adres e-mail, dostawcę logowania oraz daty akceptacji dokumentów;
    • dane Konsultacji: cel, odpowiedzi, historię koloryzacji, nazwy używanych produktów, dodatkowe notatki i decyzje podejmowane w toku Konsultacji;
    • zdjęcia włosów, zdjęcia inspiracji oraz zdjęcia efektów zapisane przez Użytkownika;
    • wyniki automatycznej analizy, pytania doprecyzowujące, Mapę Drogi, wybrane produkty, receptury, status i uwagi z weryfikacji Planu przez zespół oraz zapis postępu;
    • dane Karty Włosów: wykonane etapy, użyte produkty, oceny, notatki i historia rezultatów;
    • dane transakcji: identyfikator Konsultacji i płatności, status, kwotę oraz czas zapłaty; Hair Plan nie otrzymuje pełnego numeru karty;
    • dane korespondencji, reklamacji, odstąpień i zgłoszeń dotyczących prywatności;
    • dane techniczne powstające przy korzystaniu z usług dostawców, np. adres IP, czas żądania, typ urządzenia, logi błędów i zabezpieczeń.
    • po zgodzie na analitykę: identyfikator odwiedzającej i sesji, czas i stronę rozpoczęcia wizyty, kategorię urządzenia i szerokość okna oraz powiązanie wizyty z Konsultacją i zakupem.
  2. Nie prosimy o rozpoznania medyczne, informacje o leczeniu ani inne dane o zdrowiu. Nie wpisuj ich w polach otwartych. Jeżeli bezpieczeństwo koloryzacji budzi wątpliwości zdrowotne, skonsultuj się z lekarzem lub producentem produktu.
  3. Zdjęcia nie są wykorzystywane do rozpoznawania twarzy ani potwierdzania tożsamości. Kadruj je na włosy i nie pokazuj twarzy, jeśli nie jest to potrzebne.
  4. Przesyłaj wyłącznie własne zdjęcia albo materiały, do których wykorzystania jesteś uprawniona. Nie przesyłaj danych i wizerunku osób trzecich.

3. Cele i podstawy prawne

  1. Utworzenie i obsługa Konta, zapisanie roboczej Konsultacji, wykonanie płatnej Konsultacji, przygotowanie i udostępnienie Planu oraz prowadzenie Karty Włosów – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli działania na żądanie Użytkownika i wykonanie umowy.
  2. Obsługa płatności, dokumentacji księgowej, reklamacji, odstąpień i innych obowiązków ustawowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
  3. Bezpieczeństwo Serwisu, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka błędów, dochodzenie i obrona roszczeń oraz wewnętrzne rozliczenie kosztów technicznych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.
  4. Odpowiedź na wiadomość niezwiązaną z zawartą umową – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji; gdy wiadomość zmierza do zawarcia umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
  5. Opcjonalny pomiar odwiedzin i ich powiązania z Konsultacjami oraz zakupami służy ocenie i ulepszaniu Serwisu. Odbywa się wyłącznie po zgodzie – art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Dane zapisujemy we własnej bazie obsługiwanej przez Google/Firebase. Odmowa nie ogranicza dostępu do usług. Hair Plan nie prowadzi obecnie newslettera ani reklamy behawioralnej.

4. Automatyczna analiza i sztuczna inteligencja

  1. Plan jest przygotowywany automatycznie na podstawie odpowiedzi z wywiadu, zdjęć, historii włosów, celu oraz zasad i reguł kolorystycznych Hair Plan. W wybranych etapach, między innymi przy analizie zdjęć, korzystamy z modeli sztucznej inteligencji udostępnianych przez OpenAI.
  2. System porównuje widoczne partie i historię włosów z celem, dobiera procesy oraz produkty z katalogu Hair Plan i generuje Mapę Drogi. Każdy wygenerowany Plan jest następnie sprawdzany i zatwierdzany przez członka zespołu Hair Plan, który ma dostęp do danych Konsultacji potrzebnych do weryfikacji, w tym odpowiedzi i zdjęć.
  3. Automatyczna analiza jest niezbędnym elementem zamówionej Konsultacji. Jeżeli nie chcesz jej podlegać, nie rozpoczynaj Konsultacji i nie przesyłaj danych.
  4. Hair Plan nie podejmuje na tej podstawie decyzji wywołujących skutki prawne ani w podobny sposób istotnie wpływających na Użytkownika w rozumieniu art. 22 RODO. Plan jest rekomendacją dotyczącą samodzielnej koloryzacji, a Użytkownik decyduje, czy i jak z niej skorzysta.
  5. Możesz zakwestionować prawidłowość usługi lub poprosić o wyjaśnienie działania Konsultacji, składając reklamację na kontakt@hairplan.pl.
  6. Żądania do API OpenAI są wysyłane z wyłączonym zapisem odpowiedzi w historii API (store: false). Zgodnie z zasadami API dane nie są domyślnie używane do trenowania modeli OpenAI; dostawca może jednak przechowywać logi zapobiegania nadużyciom przez okres do 30 dni, a wyjątkowo dłużej, jeśli wymaga tego prawo lub bezpieczeństwo.

5. Odbiorcy danych

  1. Dane mogą otrzymywać dostawcy niezbędni do działania Serwisu:
    • Google/Firebase – logowanie, baza danych, przechowywanie zdjęć, hosting i funkcje serwerowe;
    • OpenAI – automatyczna analiza tekstu i zdjęć oraz wygenerowanie wyników Konsultacji;
    • Stripe – przeprowadzenie i potwierdzenie płatności; Stripe przetwarza część danych także jako odrębny administrator, zgodnie z własną polityką prywatności;
    • dostawcy usług IT, hostingu, bezpieczeństwa, księgowości, obsługi prawnej i wsparcia – wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania ich zadań.
  2. Dane mogą być udostępnione organom publicznym, jeżeli wynika to z obowiązującego prawa.
  3. Hair Plan nie sprzedaje danych osobowych i nie udostępnia zdjęć do reklamy ani publikacji bez odrębnej podstawy prawnej.

6. Przekazywanie danych poza EOG

  1. Google, OpenAI i Stripe korzystają z infrastruktury oraz podwykonawców także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Firebase Authentication jest obecnie świadczone z centrów danych w Stanach Zjednoczonych.
  2. Przekazywanie odbywa się na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, Ram Ochrony Danych UE–USA lub standardowych klauzul umownych, zależnie od dostawcy i operacji.
  3. Informację o stosowanym mechanizmie lub kopię właściwych zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na kontakt@hairplan.pl.

7. Jak długo przechowujemy dane

  1. Dane Konta, Konsultacji, zdjęcia, Plany i Karta Włosów są przechowywane przez czas korzystania z Konta – do jego usunięcia, skutecznego żądania usunięcia danych albo zakończenia świadczenia Serwisu.
  2. Nieopłacona robocza Konsultacja i powiązane zdjęcia są automatycznie usuwane po 90 dniach bez aktywności. Nie dotyczy to Konsultacji, za którą płatność została potwierdzona.
  3. Po usunięciu Konta część danych może pozostać przez czas wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi albo do upływu terminów przedawnienia roszczeń. W tym okresie wykorzystujemy je tylko w tych celach.
  4. Korespondencję przechowujemy do zakończenia sprawy, a następnie do upływu właściwego terminu roszczeń; dokumentację księgową – przez okres wymagany prawem.
  5. Logi bezpieczeństwa i techniczne przechowujemy przez okres potrzebny do diagnostyki i ochrony Serwisu, zgodnie z konfiguracją oraz terminami stosowanymi przez dostawcę. Dla standardowych żądań API OpenAI logi zapobiegania nadużyciom mogą być przechowywane do 30 dni.
  6. Usunięcie danych z aktywnych systemów może nie powodować ich natychmiastowego usunięcia z zabezpieczonych kopii zapasowych. Dane z kopii są usuwane w zwykłym cyklu odtwarzania i nie są ponownie używane do bieżących celów.

8. Prawa Użytkownika

  1. Masz prawo żądać dostępu do danych, ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i – gdy ma to zastosowanie – przeniesienia danych.
  2. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Jeżeli przetwarzanie opierałoby się na zgodzie, możesz ją wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
  3. Aby skorzystać z praw albo zażądać usunięcia Konta, napisz na kontakt@hairplan.pl z adresu powiązanego z Kontem. Możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości.
  4. Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.
  5. Usunięcie danych nie obejmuje informacji, które administrator musi lub może nadal przechowywać na podstawie prawa, w szczególności dokumentacji transakcji i danych potrzebnych do obrony roszczeń.

9. Pamięć przeglądarki i pliki cookie

  1. Serwis korzysta z pamięci przeglądarki oraz mechanizmów Firebase niezbędnych do logowania, utrzymania sesji, ochrony dostępu i zapisania postępu wykonywania Planu na urządzeniu.
  2. Mechanizmy niezbędne do logowania i obsługi usługi działają niezależnie od zgody na analitykę. Oddzielnie zapisujemy Twój wybór dotyczący analityki, jego datę i wersję informacji, aby respektować zgodę lub odmowę. Wybór jest pamiętany w tej przeglądarce przez 180 dni, chyba że wcześniej usuniesz dane lub zmienisz wybór. Jeżeli przeglądarka blokuje zapis, wybór może być pamiętany tylko do przeładowania strony.
  3. Przed wyrażeniem zgody oraz po odmowie nie uruchamiamy opcjonalnego pomiaru odwiedzin. Po zgodzie zapisujemy identyfikator odwiedzającej w pamięci lokalnej i identyfikator sesji w pamięci sesji przeglądarki. Sesja jest powiązana z kartą przeglądarki; identyfikator odwiedzającej może służyć do powiązania kolejnych wizyt w okresie ważności zgody.
  4. W dowolnym momencie możesz otworzyć „Ustawienia prywatności” przy dolnej krawędzi strony i zmienić wybór. Wybranie „Nie zgadzam się” zatrzymuje dalsze śledzenie i usuwa lokalne identyfikatory analityczne. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania i nie usuwa automatycznie wcześniej zapisanych danych z serwera; możesz skorzystać z praw opisanych w punkcie 8.
  5. Możesz usunąć lokalne dane w ustawieniach przeglądarki. Może to wylogować Cię z Serwisu lub usunąć lokalny zapis postępu, ale nie usuwa danych zapisanych na Koncie.
  6. Wybranie logowania przez Google otwiera usługę Google, która może stosować własne niezbędne mechanizmy i przetwarza dane zgodnie z własnymi zasadami.

10. Bezpieczeństwo i zmiany Polityki

  1. Stosujemy środki adekwatne do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu według właściciela Konta, ograniczony czas ważności linków przekazywanych do analizy oraz rozdzielenie publicznych i wewnętrznych danych Konsultacji.
  2. Żaden system nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa. Chroń hasło i nie udostępniaj dostępu do Konta innym osobom.
  3. Polityka może być aktualizowana po zmianie prawa, dostawców lub sposobu działania Serwisu. Nowa wersja otrzyma nową datę; o istotnych zmianach dotyczących aktywnych Kont poinformujemy w Serwisie lub innym odpowiednim kanałem.

Pomagają nam zrozumieć, jak korzystasz z Hair Plan, i ulepszać serwis. Możesz odmówić - nie wpłynie to na działanie aplikacji.

Wybór możesz zmienić w „Ustawieniach prywatności”. Polityka prywatności